Home » ERP en bedrijfsvoering

ERP en optimale bedrijfsvoering

Op welke wijze draagt ERP bij aan een optimale bedrijfsvoering? Heeft u wel ERP software nodig? En welke voordelen biedt ERP u? Lees via deze pagina de antwoorden van tientallen ERP specialisten op deze vragen. Meer antwoorden, informatie, visies, tips en adviezen leest u in de boeken en publicaties van het ICT informatiecentrum.

Ondersteuning van alle bedrijfsprocessen
ERP software is de (administratieve) ruggengraat van een onderneming. Als totaaloplossing ondersteunt een ERP toepassing alle bedrijfsprocessen binnen en tussen alle afdelingen. Doordat alle afdelingen binnen één omgeving werken, worden deze in staat gesteld op een eenduidige en efficiënte manier hun bedrijfsprocessen administratief te ondersteunen. Een bijdrage van SBA Business Solutions (1)

Door Real time managementrapportages
Door eenmalige invoer, geïntegreerde oplossingen in één systeem, uniforme werkwijzen en directe verwerking van gegevens zijn real time managementrapportages mogelijk door gebruik van ERP software. Ook is daardoor voor gebruikers via DashBoard schermen duidelijk te zien welke taken vandaag nog afgehandeld moeten worden. Duidelijk, persoonlijk en actueel. (2)

ERP brengt structuur in de administratie

ERP software is hét hulpmiddel dat structuur in de administratieve organisatie brengt. Een optimale bedrijfsvoering is gebaseerd op de driehoek van organisatie, mensen en middelen. Deze drie moeten goed op elkaar zijn afgestemd. Als ERP optimaal is ingevoerd, wordt er met minder mensen, meer gedaan. (3)

Bedrijfskritische processen verlopen soepel
Een goed ingericht ERP systeem zorgt er voor dat bedrijfskritische processen simpel en met zo min mogelijk fouten verlopen. Daarnaast voorziet een goed ingericht systeem in informatie waarmee de processen verder geoptimaliseerd kunnen worden en waarmee beleidsbeslissingen genomen kunnen worden. Gebruikersvriendelijk is belangrijk en informatie moet inhoudelijk juist, relevant en op tijd worden aangeleverd. (4)

Overzichtelijkheid in de status van processen
Samenwerking en integraal procesmanagement zijn noodzakelijk om faalkosten te reduceren en het rendement te verbeteren. Dit vereist communicatie, afstemming, informatie vastleggen en delen. Hierdoor wordt ICT een strategische factor. Buiten de inzet van ICT als strategische factor moet ICT een organisatie beheersbaar maken en snel inzicht kunnen verschaffen om flexibel in te kunnen spelen op veranderende (markt)omstandigheden, bijvoorbeeld door kostenbesparing. ERP (of andere) software, mits geïntegreerd gebruikt, verschaft u op elk moment inzicht in de status van processen. (5)

Vermindering van onderhoud, support en tijdverspilling
Succesvolle ERP software is ontwikkeld met de (eind)gebruiker centraal. Het gebruik ervan is simpel en voelt logisch aan. Moderne ERP software is compleet, waardoor maatwerk overbodig is. Dit zorgt voor een forse vermindering van onderhoud, support, fouten, dubbele vastlegging en tijdverspilling. En doordat de software standaard, maar zeer flexibel in te richten is, kan deze meegroeien met de wensen en eisen van de gebruiker en de klant. Kies voor een generiek systeem en verander de bedrijfsprocessen met de best practices in de ERP software. Het wordt sneller door gebruikers geaccepteerd, is vele malen goedkoper dan maatwerk of best of breed en toekomstproof. (6)

Onderlinge relaties worden zichtbaar, geoptimaliseerd en uitgevoerd
ERP richt zich idealiter niet alleen op het werkproces, maar geeft ondersteuning aan het optimaal laten verlopen van de onderliggende acties van dat werkproces. ERP ondersteunt daarmee de bedrijfsvoering. De onderlinge relaties worden daarmee zichtbaar, geoptimaliseerd en uitgevoerd. (7)

ERP ondersteund binnenhalen en behouden van klanten

ERP software zou u moeten ondersteunen bij een aantal belangrijke elementen binnen uw bedrijf voor een optimale bedrijfsvoering. Belangrijk is de ondersteuning bij het binnenhalen van winstgevende klanten en het behouden van uw bestaande klanten. Een ander cruciaal onderdeel zijn uw medewerkers. ERP software zorgt ervoor dat uw mensen op de juiste manier worden aangestuurd en uw resources optimaliseren met uw pijplijn. Projecten moeten beheerd worden waarbij de kosten onder controle gehouden moeten worden maar projecten moeten ook winstgevend zijn. ERP software speelt hierbij een cruciale rol. Tenslotte is kennis voor een dienstverlenende organisatie het bestaansrecht. Uw ERP oplossing zorgt in dat geval voor het vastleggen van deze kennis en het delen ervan binnen uw organisatie. (8)

Uw organisatie werkt sneller en efficiënter
Het gebruik van ERP oplossingen zorgt ervoor dat uw organisatie efficiënter en sneller te werk gaat. ERP laat u bijvoorbeeld toe om uw voorraad te verlagen, zonder risico op stockbreuk. ERP draagt bij tot een betere beheersing van de bedrijfsprocessen door een eenduidige afhandeling op basis van procedures. Dankzij ERP kan u klantgerichter werken: het verkorten van de doorlooptijden en het verbeteren van de levertijd en -betrouwbaarheid behoren tot de mogelijkheden. Door het gebruik van één database beschikt u over eenduidige en dus meer betrouwbare informatie. (9)

ERP zorgt voor een concurrentievoordeel
Met behulp van ERP software kunnen klanten hun transacties op een snellere en efficiëntere manier afwikkelen. Bovendien moet ERP software bedrijven een onderscheidend voordeel bieden ten opzichte van hun concurrenten door meer inzicht en dus snellere en betere sturing van de organisatie. (10)

Doorlooptijd en leverbetrouwbaarheid wordt vergroot
Voor een optimale bedrijfsvoering is juiste en tijdige informatie van groot belang. Door de primaire processen met één geïntegreerd systeem te ondersteunen, is er één bron van informatie (in plaats van niet gekoppelde systemen en spreadsheets). Doordat in een ERP systeem iedere logistieke activiteit een financiële component heeft, wordt ook veel duidelijker waar kosten en opbrengsten liggen in een organisatie. Draagt een productgroep bij aan het resultaat of juist niet? Wat is de trend in voorraden en onderhanden werk? Nemen deze toe of juist af met alle financiële gevolgen van dien? ERP biedt ook inzicht in de uit te voeren werkzaamheden. Afhankelijk van de rol in de organisatie: waar liggen mijn taken, mijn alerts, etc.? Taken die door het systeem worden gegenereerd voor het goedkeuren van processtappen en/of digitale documenten. ERP kan dus ook bijdragen aan het reduceren van de fysieke papierstroom met alle bijbehorende voordelen. Indien er sprake is van een productie activiteit (maak, assemblage, installatie) is planning ook een cruciaal onderdeel van ERP. Er wordt veel geschreven over plannen met ERP en vooral over de onmogelijkheden daarvan. Er zijn echter wel degelijk ERP systemen die op alternatieve principes gebaseerd zijn en qua planning kunnen ondersteunen. Hierdoor helpt een ERP systeem doorlooptijd te verkorten en de leverbetrouwbaarheid te vergroten. (11)

Goede ERP software is confronterend
Door de integratie van alle processen. Elk afzonderlijk proces is nu onderdeel van het geheel en als zodanig ook zichtbaar. Zichtbaarheid van de efficiency is hierbij een hele belangrijke. Door het one-truth concept kijkt iedereen naar dezelfde data en kunnen inefficiënties, met name ook op de grensvlakken van de processen bestreden worden. Goede ERP software is confronterend. Het laat je real time zien hoe je processen er voor staan en ‘dwingt’ je tot acties. (12)

Informatie die leidt tot optimale bedrijfsvoering
De belangrijkste taak van een ERP systeem is om díe informatie te leveren die tot optimale bedrijfsvoering leidt. Voordat bedrijven een ERP systeem kunnen inzetten, dienen doelstellingen goed benoemd te worden. Die doelstellingen worden doorvertaald naar de inrichting van de processen in het ERP systeem. Verder zorgt ERP software ervoor dat gegevens betrouwbaar zijn. De software moet snel en gemakkelijk aangepast kunnen worden aan veranderende markten, producten en inzichten. ERP software zorgt voor een efficiënte bedrijfsvoering, een eenduidig inzicht, naleving van regelgeving en biedt ruimte voor groei. (13)

Creativiteit van de medewerkers wordt volledig benut
De meest waardevolle eigenschap van de mens is creativiteit, dat is ook waar waarde aan producten of diensten toegevoegd wordt. Een goed ERP systeem stelt medewerkers in staat om deze creativiteit ten volle te benutten, door medewerkers te voorzien van relevante en accurate informatie. (14)

Bevordering van de specialisatie
Op twee manieren. Om te beginnen hebben medewerkers van een organisatie met een ERP systeem te maken met één waarheid. Oftewel, de gegevens worden in één database opgeslagen. Ten tweede hebben bedrijven met een ERP te maken met een geïntegreerde bedrijfsvoering, waarbij medewerkers ieder een deel van het proces verzorgen op basis van informatie uit een vorige schakel. Dat bevordert de specialisatie en draagt bij aan de efficiency van de bedrijfsvoering. (15)

Bronnen: (01) SBA Business Solutions (02) ABC E Business, (03) Pantheon Automatisering, (04) QExpertise, (05) Kraan bouwcomputing, (06) AFAS, (07) ( Knots Solutions, (08) Maconomy Benelux, (09) IBS, (10) AccountView, (11) Quartess, (12) Matadex, (13) SAP, (14) Bliss Software, (15) Centric