Home » Aanbevelingen bij ERP implementatie

Aanbevelingen ERP implementatie

Hoe verloopt een ERP implementatie optimaal? Welke aanbevelingen gelden er voor het implementatietraject? Wat kunnen we leren van eerdere ERP implementaties? Lees via deze pagina de antwoorden van tientallen ERP specialisten op deze vragen. Meer antwoorden, informatie, visies, tips en adviezen leest u in de boeken en publicaties van het ICT informatiecentrum over ERP software.

Wederzijds begrip is de basis
Wederzijds begrip is de basis voor ERP implementatie. Van daaruit kunnen mooie ERP projecten gestalte krijgen. De klant zal in de huid van de softwareleverancier moeten kruipen om te begrijpen dat extra wensen extra tijd kosten. Die extra wensen kunnen wellicht beter doorschuiven naar een tweede fase. De softwareleverancier moet daarentegen meer begrip hebben voor de klant. Hij moet dezelfde taal spreken als de klant en de nieuwe wensen kunnen onderscheiden van nieuwe eisen. (1)

Pas projectmanagement toe
Wij adviseren om tijdens het ERP implementatietraject projectmanagement toe te passen. Het is belangrijk om de medewerkers intensief bij het proces te betrekken. De actieve participatie – zoals “training on the job” – verhoogt namelijk de snelheid en de kwaliteit. Verder kan de implementatie het beste gefaseerd plaatsvinden en moeten er op alle fronten kwalitatieve counterparts worden ingezet. (2)

Een gefaseerde aanpak is belangrijk
Wees realistisch in tijd en budget en zorg voor een gefaseerde ERP implementatie. Zorg dat de technologiekeuze en bedrijfsapplicaties aansluiten bij de toekomstvisie van de onderneming. (3)

Test de ERP software voordat de implementatie start
Automatiseer niet alleen de bestaande processen. Zorg ervoor dat de ERP software bijdraagt aan kostenbeheersing en winstontwikkeling. Visie, strategie en doelen moeten actief worden ondersteund door de inzet van ERP software. Kies voor gebruiksvriendelijke en flexibele software. De acceptatie van gebruikers is essentieel en zorgt voor verrijking van klant- en marktgegevens in de applicatie. Test en ervaar de software voor de aankoop in bijvoorbeeld een kwaliteitslaboratorium van de leverancier. Een goede ERP leverancier moet deze dienst kunnen aanbieden. (4)

De menselijke factoren spelen een grote rol
Het organisatorische draagvlak is voorwaarde om te kunnen veranderen. De veranderingen zullen zich in een sneller tempo gaan opvolgen. Het succes van een ERP implementatie, ligt hem dus niet altijd in de techniek en/of prijs. De menselijke factor om te willen veranderen, bij te sturen, bij te leren en/of innovatief te werken, is zo niet de belangrijkste factor van een succesvolle introductie of vervanging van een ERP project. Tijd vrij maken voor de medewerkers die bijdragen aan de introductie is derhalve essentieel. Zij zullen enthousiast aan de klus moeten beginnen. Daarbij zal het management hen voor een deel vrij kunnen maken van hun eigenlijke taken. Idealiter zou een overcapaciteit gecreëerd moeten worden om het dagelijkse werk doorgang te laten vinden. (5)

Investeer tijdens ERP implementatie in externe begeleiding

Laat u assisteren door een professionele partij in het ERP selectietraject en laat u door een externe projectmanager begeleiden tijdens de ERP implementatie. Voor de klant is het een eenmalig proces, terwijl externe adviseurs kunnen bogen op jarenlange ervaring. Een dergelijke investering is vrijwel altijd een zinvolle beslissing. De kosten van een vertraging of zelfs een mislukte implementatie zijn vele malen groter dan de investering in externe expertise. (6)

teveel informatie zal de gebruiker beperken
Kies voor een gefaseerde ERP implementatie. Zo belast u de organisatie niet teveel en zorgt u ervoor dat de geïmplementeerde onderdelen ook volledig worden gebruikt. Teveel informatie in één keer leidt ertoe dat uw medewerkers alleen de basis gaan gebruiken. Plan na de implementatie nog regelmatig evaluatieafspraken in met uw accountmanager. Gedurende de implementatie en vooral ook nadat u de software enige tijd in gebruik hebt, krijgt u ongetwijfeld vragen over meer functionaliteit of rapportages. Vaak beschikt het systeem al over deze mogelijkheden, maar kent u ze niet. De accountmanager kan u daarop attenderen, zodat u nog beter gebruik maakt van de mogelijkheden van de software. Sluit een implementatiefase officieel af en creëer direct commitment voor vervolgfasen op het project, zodat u meer rendement uit uw investering kunt halen. (7)

Geef medewerkers de tijd voor ERP implementatie
Investeer in de voorbereiding. Een keuze voor een ERP systeem maak je voor minimaal vijf jaar, uitzonderingen daargelaten. Een voorbereiding van bijvoorbeeld een maand langer is op deze termijn dus relatief. Indien een bedrijf weinig ervaring heeft met het uitvoeren van automatiserings-trajecten, dan kan het betrekken van een onafhankelijk adviseur een alternatief zijn. En zorg ervoor dat medewerkers ook daadwerkelijk de tijd krijgen om de werkzaamheden ten behoeve van de ERP implementatie uit te voeren. Voor een IT consultant is het dagelijks werk; voor een medewerker is het werk dat hij of zij erbij moet doen. (8)

Creëer inzicht in de voortgang van de ERP implementatie
Definieer altijd een projectstructuur. Bouw meetpunten in en werk met deliverables per fase, zodat er permanent inzicht is in voortgang en kwaliteit van een ERP implementatie. Escaleer tijdig indien er problemen zijn. Rapporteer naar de organisatie over de voortgang. (9)

Vooraf ERP implementatie laat een toepasbaarheidsonderzoek uitvoeren

Voordat u aan de ERP implementatie begint en in veel gevallen zelfs voordat u gaat onderhandelen, is het verstandig om door de leverancier van uw keuze een toepasbaarheidsonderzoek te laten doen. Hierdoor worden onduidelijkheden of verkeerde verwachtingen weggenomen en weet u precies waar u aan toe bent. (10)

Vervanging kerngebruikers is belangrijk
Een veel voorkomend probleem bij ERP implementaties is de tijd die uw medewerkers kunnen besteden aan het project. Kerngebruikers zijn gemiddeld twee tot drie dagen per week bezig met een implementatie. Van medewerkers wordt te vaak verwacht dat zij dit ‘even’ naast hun eigen werkzaamheden doen. Zorg ervoor dat uw kerngebruikers vervangen worden, zodat zij zich kunnen vrijmaken voor de voorbereiding op en de daadwerkelijke implementatie zelf. De kwaliteit van het uiteindelijke resultaat zal hierdoor met sprongen vooruit gaan. En misschien nog wel belangrijker: uw medewerkers voelen zich serieus genomen en werken met plezier aan het project! Los van budget kent uw leverancier in principe een onbeperkt aantal resources. Voor uw eigen organisatie geldt dat echter niet. Bij het naderen van deadlines kan de leverancier gemakkelijker meer resources inschakelen dan uw eigen organisatie. (11)

De ERP leverancier is een belangrijk aandachtsgebied
De ERP leverancier is een zeer belangrijk aandachtsgebied voorafgaand aan de ERP implementatie. Wat is de financiële situatie van de leverancier, hoe vaak is het ERP pakket succesvol geïmplementeerd, heeft de leverancier voldoende ervaring in een specifieke branche, in welke landen of werelddelen biedt de leverancier ondersteuning, heeft u naast de leverancier ook nog met andere partijen te maken zoals een implementatiepartner of hardwareleverancier, wat voor soort afspraken zijn er (fixed-price, resultaatverplichting, taakstellend budget)? Daarnaast is de implementatiemethodiek (verandermethode) erg belangrijk. Past die bij uw veranderdoelstellingen of is die slechts erop gericht uw gebruikers in het pakket op te leiden, waarbij uw organisatie zelf de rest moet doen? (12)

Tijd creëren vergroot slagingskans
Creëer tijd om de ERP implementatie uit te voeren. Door ons jachtige bestaan zijn we te gehaast en besteden we makkelijk te weinig tijd om een implementatie tot een succes te brengen. Definieer wie waarvoor verantwoordelijk is tijdens de implementatie. Schenk extra aandacht aan mogelijke risicogroepen, die willen blijven ‘hangen’ op alles wat men gewend is of die moeilijk mee kunnen komen. Bezuinig niet uit kostenoogpunt op begeleiding en ondersteuning. Informeer bij uw brancheorganisatie naar subsidiemogelijkheden voor de implementatie. (13)

Goed opleiden is cruciaa
De invoering van een ERP systeem is een organisatorisch project. Vergelijkbaar met een reorganisatie. Veel komt aan op ‘zachte’ factoren, zoals betrokkenheid, motivatie, bereidheid tot veranderen en communicatie. Neem daarom iemand van uw communicatieafdeling in het projectteam op. Goed opleiden is cruciaal voor de ERP implementatie! Bezuinig daarom nooit op het budget voor opleidingen en toon sympathie voor de aanbieder met het hoogste opleidingsbudget! Kies verder voor een partner met een uitgekiende implementatiemethodiek. Dat zorgt dat uw project voortdurend onder controle is! (14)

Bronnen: (1) ABC E Business, (02) Pantheon Automatisering, (03) Pylades, (04) AFAS, (05) 9 Knots Solutions, (06) Maconomy Benelux, (07) Accountview, (08) Centric, (09) Quartess SCS, (10) AGP Business Software, (11) Qurius, (12) IBIS-QC, (13) Syntess Software, (14) Microsoft