Home » Stappenplan bij selectie ERP pakketten

Stappenplan bij selectie ERP pakketten

Welke stappen worden overgeslagen bij de selectie van ERP pakketten? Welke gevolgen kan dat hebben? Wat moet bij de selectie van ERP pakketten niet vergeten worden? Lees via deze pagina de antwoorden van tientallen ERP specialisten op deze vragen. Meer antwoorden, informatie, visies, tips en adviezen leest u in de boeken en publicaties van het ICT informatiecentrum over ERP software.

Stel een waterdicht contract op
· Luisteren naar de adviezen van de (mogelijke) implementatiepartner. Vaak wekt men de indruk het zelf beter te weten.
· Het inzien van hun eigen beperkingen op het gebied van kennis en beschikbare tijd.
· Het stellen van eisen aan de implementatiepartner op het gebied van projectaanpak en de in te zetten medewerkers van de partners.
· Het opstellen van een waterdicht contract bij de keuze van ERP pakketten. Wij vinden het onbegrijpelijk dat er nog steeds veel organisaties contracten afsluiten met implementatiepartners waarbinnen slechts wat grove inschattingen zijn vastgelegd t.a.v. het aantal benodigde uren. (1)

Past de leverancier bij uw organisatie?
Vaak wordt er eenvoudigweg gekeken naar soortgelijke bedrijven en worden dezelfde ERP pakketten aangeschaft. Echter, ook
hierin is een duidelijke kentering zichtbaar. ERP selectie wordt steeds serieuzer genomen. Vaak wordt er veel tijd besteed aan functionaliteit en wordt er te weinig gelet op de servicegerichtheid van de softwareleverancier. De vraag ‘past deze softwareleverancier wel bij ons bedrijf?’ wordt al helemaal bijna nooit gesteld. Dit is een grote onderschatte factor. Een lage eerste offerte is snel vergeten als blijkt dat de softwareleverancier remmend werkt op de bedrijfsvoering de komende jaren! (2)

Een groepsdiscussie is raadzaam
Een groepsdiscussie bij selectie van ERP pakketten met de volgende onderwerpen wordt maar al te vaak overgeslagen. Het is raadzaam om alle leveranciers van de shortlist bijeen te roepen. De directie dient aan deze groep hun businessplan te presenteren. Dit houdt in dat er tevens een goed SWOT moet zijn, de huidige knelpunten dienen benoemd te worden en de mogelijke groeiscenario’s voor de middenlange termijn. Voer vervolgens een groepsdiscussie over de concepten en hoofdlijnen en innovatie.

Maak tijd vrij voor externe consultants
Veel implementaties van ERP pakketten mislukken, omdat intern geen tijd wordt vrijgemaakt voor de begeleiding van de externe consultants. Deze trekken dan hun eigen plan om ‘productief’ te blijven. Vervolgens is het beoogde eindresultaat niet volgens verwachting. Natuurlijk worden er door consultants en projectleiders ook inschattingsfouten gemaakt, maar die leiden meestal niet tot mislukking, maar tot vertraging. (4)

Stop ERP pakketten in uw organisatie niet andersom
ERP = verandering. Accepteer de best practices in de software. ERP pakketten automatiseren processen en ketens. Deze automatisering zal de manier waarop afdelingen en mensen werken zeker veranderen. Stop ERP pakketten in uw organisatie in plaats van andersom! Kijk van buiten naar binnen. Focus niet alleen op de verbeterpunten van de organisatie, maar kijk ook vanuit de markt naar de onderneming. De software dient u te ondersteunen om inzicht te krijgen en gericht te sturen. (5)

Breng in kaart wat niet voldoet aan het huidige ERP pakket

Bij de selectie van webbased ERP pakketten is het belangrijk dat in kaart is gebracht wat heden niet voldoet of wordt gemist. Vraag de leverancier op een aantal punten de oplossing hiervan te bewijzen in zijn software, alvorens u verdere verplichtingen aangaat. Dit voorkomt naderhand ellende en op basis hiervan heeft u inzage of uw langere termijn doelstellingen eveneens met de software haalbaar zijn. (6)

Het ontbreekt vaak aan inzicht
Vaak ontbreekt het bij de selectie van ERP pakketten aan een goed inzicht in het eigen werken van de organisatie. Op die manier is het onduidelijk waar zaken op vastlopen of waar, bijvoorbeeld in het geval van dienstverleners, uren worden gelekt. Dit zou toch de basis moeten zijn van ieder selectietraject en wordt vaak overgeslagen. (7)

Onderscheid benodigdheden en wensen
Een duidelijke scheiding van ‘must-haves’ en ‘nice-to-haves’ voor het nieuwe ERP pakket. Hierdoor ontstaat de kans dat eisen en wensen nog gedurende het traject worden aangepast en dat het doel van het project uit het oog wordt verloren. (8)

Ontwikkel een visie
Organisaties beginnen vaak met het opschrijven wat het nieuwe ERP pakket allemaal moet kunnen en slaan de fundamentele fase over van visieontwikkeling. Een ander punt dat vaak wordt overgeslagen is het beantwoorden van de vraag of en zo ja welke (cultuur)verandering de organisatie aankan en in welk tempo. Wat is de cultuur binnen het bedrijf en waarom is dit zo? Wat nog belangijker is moet of mag dit veranderen of juist niet? (9)

Onderschat de eigen inbreng niet
De eigen inbreng in het traject. Dit geldt zowel voor het in kaart brengen van de eigen processen als tijdens de implementatie zelf. Een ERP implementatie is veel meer dan vroeger een samenwerking tussen de organisatie en de ERP partner dan een klassieke klant-leverancier verhouding. (10)

Selectie ERP pakketten in het geheel verwaarloosd

De voorbereiding in het geheel wordt vaak verwaarloosd. Soms is het gebrek aan een goede beschrijving van de bedrijfsprocessen hier de oorzaak van. Of de toekomststrategie is niet helder. Het komt ook voor dat bedrijven geen aandacht besteden aan het creëren van draagvlak. (11)

Confronteer ERP leveranciers met specifieke problemen
ERP selectie draait niet alleen om functionele vergelijking van systemen. Er is zeker nog verschil en op basis van de karakteristieken van de implementerende organisatie kan vrij snel een lijst worden opgesteld met een beperkt aantal leveranciers. Om vervolgens voortgang te creëren is het raadzaam deze potentiële leveranciers te confronteren met de specifieke business issues voor uw organisatie en ze te vragen de ondersteuning van deze processen middels het ERP systeem te laten zien. Indien u deze stap overslaat, laat u een belangrijk selectiecriterium voor ERP pakketten liggen. Geef de leverancier de gelegenheid te tonen dat hij uw business begrijpt door te vragen naar – in de beleving van leverancier – voor uw type bedrijf belangrijke zaken. Hiermee krijgt u gevoel bij de professionaliteit van de leverancier. Omdat u een keuze voor de lange termijn wilt maken is de lange termijn aan de kant van de leverancier ook een belangrijk criterium. Vanuit de invalshoeken risico op discontinuïteit, internationale aanwezigheid (uw toekomstig plannen….) en productontwikkeling. (12)

Selectie van ERP pakketten wordt te vaak technisch benaderd
Te vaak wordt de selectie technisch benaderd. Vragen als: wat is de echte aanleiding voor de selectie, wat is de verhouding tussen onze business strategie en wat we van een oplossing verwachten, worden overgeslagen. Een selectietraject is daarnaast een unieke kans om medewerkers te betrekken in de inrichting van hun werkomgeving. Mits op de juiste wijze uitgevoerd, leidt dit tot een vergroting van medewerkertevredenheid en praktische verbetering van de procesuitvoering. (13)

Bronnen: (1) SBA Business Solutions (02) ABC E Business, (03) Pylades, (04) QExpertise, (05) AFAS, (06) 9 Knots Solutions, (07) Maconomy Benelux, (08) AccountView, (09) Matadex, (10) Bliss Software, (11) Centric, (12) Quartess SCS, (13) IBIS-QC