Home » ERP selectie voorbereiding

ERP selectie voorbereiding

Wat maakt ERP selectie lastig? Wat is een goede voorbereiding op een ERP selectie traject? Lees via deze pagina de antwoorden van tientallen ERP specialisten op deze vragen. Meer antwoorden, informatie, visies, tips en adviezen leest u in de boeken en publicaties van het ICT informatiecentrum over ERP software.

Stel een ERP eisenpakket op

  • Het opstellen van een eisen- en wensenpakket dat past bij het niveau en de inrichting van de organisatie op dat moment.
  • Uitgaan van de bedrijfsprocessen en niet van de eisen en wensen van de individuele gebruikers.
  • Key-users vooraf bewust maken van de eisen die een implementatie aan hun en de organisatie stelt.
  • Degene die verantwoordelijk is voor de ERP selectie (vaak een extern adviseur) ook (mede)verantwoordelijk maken voor
    de uiteindelijke implementatie.
  • Voldoende draagvlak creëren binnen de organisatie.
  • Een volledig en onvoorwaardelijk commitment van de directie. (1)

Enkele stappen die ondernomen moeten worden
Vroeger werd ERP software zelf gemaakt. Tegenwoordig ligt de focus op het ERP selectietraject. Hier heb ik persoonlijk
onderzoek naar gedaan. De volgende stappen dienen ondernomen te worden om te komen tot een juist gefundeerde
beslissing:

  • Informatieplanning.
  • Definitiestudie.
  • Inventarisatie eisen en wensen.
  • Opstellen long list en reduceren tot short list.
  • Offerte aanvraag.
  • Opstellen van testset.
  • Beoordelen offertes en selecteren pakket.
  • Opstellen van het contract.
  • Voorbereiden van de implementatie. (2)

Creëer intern draagvlak voor ERP
Zodra er intern draagvlak is gecreëerd voor de ERP selectie, bestaat een goede voorbereiding uit het opstellen van een request
for information (RFI). Alle kritische factoren moeten worden genoemd, zowel de positieve als de negatieve. Natuurlijk kan er
(beperkt) extern worden getoetst, maar uiteindelijk moet de organisatie het selectietraject zelf uitvoeren. Een Plan van Aanpak
is daarbij een goed hulpmiddel. (3)

Maak iedereen bewust van de extra inspanning die nodig is
De voorbereiding van een ERP selectie bestaat er allereerst uit dat iedereen in de organisatie bekend is met de inhoud en de
toegevoegde waarde van het eindresultaat. Om dit te bereiken is het nodig om inzichtelijk te maken wat het beoogde nut van
de implementatie is, uitgedrukt in tijd en geld, maar ook in termen van het kunnen leveren van een betere prestatie als
organisatie. De organisatie moet er ook bewust van gemaakt worden dat er een grote extra inspanning voor nodig is om een
succesvolle implementatie te kunnen realiseren. (4)

Intensief contact met business consultants is belangrijk
Belangrijk voor een goede ERP selectie is dat er intensief contact is geweest met de business consultants van de leveranciers. Hierdoor gaat de discussie meer over de inhoud. Indien er bedrijfsgevoelige zaken worden besproken kan er desnoods een geheimhoudingsverklaring getekend worden. Hierdoor ontstaan de volgende voordelen:

  • De nadruk van de ERP selectie komt zo meer te liggen op het ondersteunen van de toekomstige bedrijfsprocessen. Natuurlijk is ondersteuning van huidige processen ook belangrijk maar die stammen uit de tijd dat het internet geen rol van betekenis speelde.
  • Op deze manier krijgen leveranciers de mogelijkheid om zich te onderscheiden door hun vermogen om mee te denken en te adviseren. Dit is een andere insteek dan het zoveel mogelijk met ‘ja’ beantwoorden van de traditionele vragenlijst. Discussies gaan toch ontstaan tijdens de implementatie, maar op deze manier wordt de partij geselecteerd waarmee goede discussies zijn te voeren. Dit is een voorwaarde voor een goede implementatie. Te vaak wordt gekozen voor de aanbieder die alleen de hoogste kortingen verstrekt.
  • Door vanuit het leveranciers perspectief naar de toekomst te kijken wordt de organisatie gedwongen om van buiten naar binnen te kijken in plaats van andersom.
  • Op deze manier wordt er een oplossing gekozen die de toekomstscenario’s ondersteund in plaats van het afvinken van honderden functionele details die vaak een weerspiegeling zijn van de huidige manier van werken. (5)

Maak een business case bij ERP selectie

Maak een business case bij ERP selectie en kies voor uw organisatie de juiste ERP software. Gaat u voor een standaard ERP
pakket of kiest u voor maatwerk? Gaat u voor échte ERP (geïntegreerde software) of kiest u voor best of breed. Kunt u uw
keuze onderbouwen met feiten met betrekking tot de business case, budget en planning? Is de ERP software van uw keuze ook
online verkrijgbaar? Dit maakt investeringen in hardware overbodig. Tevens is een snelle implementatie mogelijk. (6)

Denk vooraf na over het succes van de toekomst
Voordat het bedrijf een ERP selectietraject begint, is het van belang om te benoemen wat er moet gebeuren. Benoem belangrijke punten voor de nieuwe software en geef deze een weging mee. Vooraf nadenken over het succes van de toekomst maakt dat deze punten onderdeel zijn van de ERP selectie in software. Succesfactoren zijn niet alleen intern gericht, de buitenwereld wordt steeds belangrijker. Snel kunnen schakelen met en in de keten zijn aspecten waar een bedrijf rekening mee kan houden. Bij de pakketselectie zal een team de knock out criteria voor het bedrijf vaststellen. Uitgaan van eigen kennis en kunde is belangrijk. Zelf zaken ter hand nemen en een route uitstippelen levert veel ervaring op. Ervaring die zich later vertaald in de bijdrage aan een succesvol bedrijf. (7)

Lokaliseer de pijn voor aanvang selectie
Een goede voorbereiding op ERP selectie bestaat voornamelijk uit het lokaliseren van de pijn. Wat is het probleem dat moet worden opgelost en hoe kan dat zo concreet mogelijk gemaakt worden. Vervolgens is het belangrijk een draagvlak binnen de organisatie te creëren om het toekomstige projectteam te motiveren. Het ideale projectteam bestaat uit mensen vanuit verschillende afdelingen van de organisatie. Essentieel is de betrokkenheid van het managementteam en een afgevaardigde hiervan in het projectteam. (8)

Maak een scheiding tussen noodzakelijk en wenselijk

  • Inventariseer de eisen en wensen van de organisatie en beschrijf hoe werkzaamheden tot op heden worden gedaan. Door deze voorbereiding te doen met een bredere groep wordt al in een vroeg stadium een breed draagvlak gecreëerd. Draagvlak creëren is de basis om een ERP selectie te laten slagen.
  • Maak een scheiding tussen noodzakelijk en wenselijk. Zo kunt u leveranciers goed vergelijken, laat u zich niet leiden door de laatste gadgets en houdt u focus op de toegevoegde waarde.
  • Zorg voor backing van het project van minimaal één van de directieleden. Zijn hulp is cruciaal bij het vrijmaken van resources voor het project.
  • Bedenk wat u in een vervolgfase wilt realiseren en maak daar afspraken over met de leverancier. Hierdoor krijgt u meer zicht op de waardecreatie voor uw onderneming en het commitment van de leverancier om te blijven meedenken over het invullen van uw automatiseringsbehoeften. Zorg dat duidelijk is tegen welke inspanning en kosten de overstap naar een volgende versie kan worden gerealiseerd. (9)

Helder verwachtingspatroon binnen alle lagen van de organisatie
Zorg voor aanvang van de ERP selectie dat het verwachtings- en wensenpatroon kristalhelder is binnen alle lagen van de
organisatie. Zorg vooraf voor een goed draagvlak in de organisatie. Bepaal de te volgen werkwijze vooraf en laat de software
hierop aansluiten. (10)

Beschrijf doelstellingen
Een goede voorbereiding berust op twee belangrijke pijlers:

  • Het plan van eisen moet worden opgesteld, los van de (frustraties van de) huidige ICT oplossing binnen het bedrijf, maar meer gericht op de doelstellingen van de organisatie en hoe die gezamenlijk te bereiken. Belangrijk is dat er eerst een visie wordt ontwikkeld op wat je als organisatie echt wil en dat er fundamenteel wordt nagedacht over de processen. Het is van belang dat alle stakeholders hierbij betrokken zijn en dit ondersteunen.
  • Cultuuraspecten en weerstanden blijken altijd weer te worden onderschat en dat doet veel implementaties mislukken. De implementatie van een ERP systeem staat of valt daarom met het goed organiseren van een change management proces en het vroegtijdig betrekken van alle stakeholders (functionele owners) in dit proces. (11)

Objectieve aanpak zeer belangrijk voor ERP selectie

ERP selectie voor een ERP oplossing is een zeer belangrijk proces. Vraag u af welke doelen u wilt realiseren. Versterking van uw
concurrentiepositie? Groeien? Of kosten besparen door efficiënter te werken? Welke reden dan ook van toepassing is, het
verdient een gedegen en objectieve aanpak. Vervolgens start u met een beschrijving van de interne processen en de eisen en
wensen van de organisatie. Betrek alle afdelingen. Stel vervolgens een projectteam samen met mensen die een breed draagvlak
creëren. Neem de tijd om het juiste team samen te stellen. Verdeel duidelijk de verantwoordelijkheden en wees helder over
verwachtingen. Met het document van eisen en wensen gaat u de markt op. Nodig partijen uit dit document in te vullen. De
beantwoording geeft een goed beeld van de kwaliteit van een ERP leverancier. Vraag vervolgens om een bedrijfsspecifieke
demo. Kijk hier scherp naar. Het commitment van nu zegt veel over het toekomstige commitment. Implementeren blijft
mensenwerk. Het project vergt tijd en energie van uw organisatie waarin u specialisten van de partner over de vloer krijgt.
Toets dus uw gevoel en ga kijken bij een referent. (12)

Afbakening keuzecriteria is doorslaggevend

Een goede voorbereiding begint met een duidelijke afbakening van de keuzecriteria voor de ERP selectie. Bedrijven die dit over
het hoofd zien, beschikken niet over objectieve criteria om tot een gefundeerde keuze te komen. Daarnaast moeten bedrijven
ook voldoende ‘nuchterheid’ aan de dag leggen bij het samenstellen van het wensen- en eisenpakket voor een ERP selectie.
Verder is het organisatorische gedeelte van een implementatie minstens zo belangrijk als de geïnstalleerde software. Een
duidelijke, uitgeschreven taakverdeling en de bijbehorende correcte werkinstructies, zijn dus ook essentiële onderdelen van
een goede voorbereiding. (13)

Bronnen: (01) SBA Business Solutions (02) ABC E Business, (03) Pantheon Automatisering, (04) QExpertise, (05) Pylades,, (06) AFAS, (07) 9 Knots Solutions, (08) Maconomy Benelux, (09) AccountView, (10) Kraan Bouwcomputing, (11) Matadex, (12) Pulse Business Solutions,, (13) Fujitsu Glovia International