Home » De impact van ERP software

De impact van ERP software

Wat betekent het om over te schakelen op nieuwe ERP software? Wat zijn de gevolgen voor uw organisatie als u voor de eerste keer kiest voor ERP software? En verlopen ERP software projecten echt zo problematisch als soms lijkt? Lees via deze pagina de antwoorden van tientallen ERP specialisten op deze vragen. Meer antwoorden, informatie, visies, tips en adviezen leest u in de boeken en publicaties van het ICT informatiecentrum over ERP software.

Onrust, verandering en stresse
“Onrust, verandering en stress.” Steeds vaker moeten we constateren dat de overschakeling naar nieuwe ERP software plaatsvindt binnen een organisatie die hier eigenlijk niet klaar voor is. Het management van een organisatie ziet vaak een ERP implementatie als het middel om de eigen organisatie op een hoger niveau te tillen, maar onderkent vaak het verschil niet tussen een veranderingsproces en een daadwerkelijk implementatietraject. Hierdoor ontstaat er vaak veel onrust binnen de organisatie en (onnodige) druk op het project. Na afloop van een geslaagde implementatie zal elke medewerker echter erkennen dat de meerwaarde van een nieuw, modern pakket snel merkbaar is. (1)

Maak FTE vrij voor het ERP project
Vaak meer dan door de organisatie gedacht wordt. Belangrijk is om een dergelijk project gezamenlijk op te pakken. Zowel de ERP software leverancier als de eindklant kunnen dit niet zonder elkaar doen. Voor kleinere organisaties moet meestal een FTE worden vrijgemaakt. In grotere organisaties zal een projectteam samengesteld moeten worden. (2)

Alle bedrijfsprocessen worden beïnvloed
Het aanschaffen van ERP software is één van de moeilijkste beslissingen voor een directie. ERP raakt namelijk alle processen binnen een bedrijf. Integratie van deze processen door automatisering brengt ook de “problemen” van een bedrijf aan het licht. Verder moeten medewerkers samenwerken omdat de handeling van de één consequenties heeft voor de ander. (3)

Meer mutaties betekent meer impact
Het overstappen naar andere ERP software heeft meer impact naarmate er meer mutaties plaatsvinden in het ERP systeem. Een organisatie waar vijf facturen per maand verstuurd worden, voelt doorgaans minder pijn dan een organisatie met duizend facturen per dag. Denk hierbij aan het testen, beoordelen en goedkeuren van koppelingen, rapportages, lay-outs, instellingen en journaalposten. Maar vaak moet er ook data ingevoerd worden. Meestal betreft dit beginstanden, lopende bestellingen, etc. Veel leveranciers hebben tools waarmee gegevens uit het oude systeem naar het nieuwe systeem overgezet kunnen worden. Het moment vlak voor de oplevering is altijd erg spannend, zeker wanneer er veel mutaties zijn in een bedrijf die wel door moeten lopen. Om verrassingen te voorkomen bij de oplevering, wordt daarom bij de grotere implementaties vaak een periode schaduw gedraaid. (4)

ERP software in gebruik nemen is heftig

Het in gebruik nemen van ERP software kan een heftig proces zijn. Enkele zaken spelen een belangrijke rol om dit zo soepel mogelijk te laten verlopen. Selecteer een betrouwbare leverancier die opleiding, implementatie en ondersteuning zelf verzorgt. Denk ook aan de hele implementatieketen. Verkoop, implementatie, opleiding en support dient een compleet en geolied proces te zijn. Zet actief in op betrokken medewerkers. Een kleine groep hoofdgebruikers is een groot gedeelte van hun tijd bezig met de verandering, niet andersom. Geef ze verantwoordelijkheid en zorg voor snelheid in de implementatie. Zijn externen noodzakelijk? Laat ze de bestaande werkzaamheden overnemen. Een veel gemaakte fout is om een lading externen aan te trekken en deze de implementatie te laten verzorgen. Medewerkers moeten hier zelf actief in participeren, alleen zo zijn ze optimaal betrokken, geven ze nuttige input en accepteren ze de verandering. (5)

Bedrijfsprocessen en procedures worden herzien
Het implementeren van ERP software is een goede gelegenheid om de processen en procedures te herzien. In de praktijk is het altijd een uitdaging om beide trajecten tegelijkertijd te beheersen. De implementatie trajecten van ERP software gaan altijd gepaard met extra tijdsinvestering van de betrokken afdelingen en de stappen die moeten worden gevolgd. De meeste tijd wordt in beslag genomen door het herschrijven/ vastleggen van procedures en werkinstructies. Het resultaat van de inspanningen is dat middels een ERP systeem informatie voor iedereen inzichtelijk wordt. Dit kan een verschuiving van functies en verantwoordelijkheden teweegbrengen. In veel gevallen krijgen medewerkers meer verantwoording voor zijn of haar eigen functiegebied. (6)

Een flinke omschakeling voor de organisatie
Overschakelen op nieuwe ERP software is een flinke omschakeling voor het bedrijf. Zowel organisatorisch als op het persoonlijke vlak van uw medewerkers. Organisatorisch zullen processen waarschijnlijk opnieuw moeten worden ingericht en persoonlijk moeten medewerkers op een andere manier gaan werken, bijvoorbeeld het registreren van hun tijd als het een dienstverlener betreft. Het is daarom ook belangrijk dat het senior management duidelijke doelen voor ogen heeft met het overstappen op nieuwe ERP software. Het is belangrijk voor de medewerkers om te weten waarom het bedrijf overstapt op een nieuwe ERP software oplossing en wat voor hen de voordelen zijn. (7)

De omvang en invloed is groot
De omvang en invloed van nieuwe ERP software is groot, dat is inmiddels bij vele bedrijven bekend. De complexiteit van een implementatieproject wordt echter nog vaak onderschat. De voorbereiding en training van de medewerkers in uw organisatie op de komende veranderingen in werkwijze en op het gebruik van het nieuwe systeem is van essentieel belang. (8)

ERP software raakt alle kernactiviteiten
De impact van ERP software op een organisatie en de bedrijfsprocessen is niet te onderschatten. Het raakt immers de kernactiviteiten ervan. In de loop der jaren is de implementatie-methodologie gewijzigd van een Big Bang strategie naar een meer gefaseerde aanpak. Een goede voorbereiding van zowel ERP leverancier als onderneming/projectgroep is essentieel om een ERP implementatie met succes te laten verlopen binnen het vooropgestelde budget en de vooropgestelde timing. Het is een gedeelde verantwoordelijkheid. (9)

Meer grip op de bedrijfsvoering
Een organisatie die overstapt op ERP software krijgt meer grip op zijn bedrijfsvoering. Zo biedt het groothandels een oplossing waarmee ze hun voorraad efficiënt kunnen beheren, rekening houdend met de door de klant verwachte servicegraad. Dit resulteert uiteindelijk in een verlaging van de voorraadkosten. Met behulp van ERP software kan de liquiditeitspositie worden verbeterd bijvoorbeeld door het voeren van een proactief debiteurenbeleid. (10)

Extra werk naast dagelijkse werkzaamheden
De implementatie van een ERP software is voor de organisatie een forse hoeveelheid werk naast de dagelijkse werkzaamheden. Samen met de leverancier zal in een vooraf gedefinieerde periode de inrichting van het systeem moeten plaatsvinden. Belangrijk voor de perceptie is dat de leverancier en de opdrachtgever samen noodzakelijk zijn om de implementatie te realiseren en tot een succes te maken. Maatwerk moet worden voorkomen. De vooraf bepaalde scope dient te worden vastgehouden. (11)

Het besef van verandering
Een – al dan niet door de directie – opgelegde verandering van werkwijze en cultuur. Organisaties zitten vaak vast in hun denken over processen en nemen het heden te vaak als uitgangspunt in plaats van de toekomst. Een goede implementatie van nieuwe ERP software betekent dus het besef van een ingrijpend veranderingsproces. (12)

Goede voorbereiding versoepelt implementatie
De invoering van (nieuwe) ERP software is een project waarin draagvlak en betrokkenheid van het hele bedrijf – van eindgebruiker tot en met management – belangrijk zijn. De praktijk leert dat dit ingrijpende processen zijn. Doorlichting van alle bedrijfsprocessen en de definitie van de optimale bedrijfsvoering zijn essentieel, net als het inzicht in de voordelen van een integrale bedrijfsvoering. Daarna wordt de inrichting van het ERP systeem bepaald. De opstartfase is van cruciaal belang. Een goede voorbereiding versoepelt de implementatie van nieuwe ERP software. (13)

ERP software is het fundament van een organisatie

Overschakelen op ERP software kan gezien worden als het bouwen van een huis. Een dakkapel is in later stadium toe te voegen, maar zonder goed fundament zal het huis verzakken en informatie versnipperd raken. Dus: houd het einddoel voor ogen en begin bij het begin! Organisaties moeten de inrichting van ERP software zien als een samenwerking tussen hen en de leverende partij, en daarom tijd en energie vrijmaken om deze samenwerking in goede banen te leiden. Deze inspanningsverplichting moeten beiden met elkaar aangaan! (14)

Gewenste en ongewenste verandering is het gevolg
De implementatie van ERP software leidt, zoals ieder project, per definitie tot gewenste en ongewenste veranderingen. Indien een organisatie er in slaagt om tijdens het implementatietraject de focus te leggen en te houden op het algemene doel, het draagvlak binnen de organisatie en het managen van de eerder genoemde veranderingen, dan zal de implementatie van (nieuwe) ERP software leiden tot verbeteringen binnen de organisatie die de concurrentiepositie versterken. (15)

Bronnen: (01) SBA Business Solutions (02) ABC E Business, (03) Pantheon Automatisering, (04) QExpertise, (05) AFAS, (06) PlanLogic, (07) Maconomy Benelux, (08) AGP Business Software, (09) IBS, (10) AccountView, (11) Quartess, (12) Matadex, (13) SAP, (14) Bliss Software, (15) IBIS-QC