Home » ERP software tips

ERP software tips

Wat zijn de beste tips rond ERP software? Welke gouden tips gelden er voor organisaties die ERP software willen aanschaffen? Lees via deze pagina de antwoorden van tientallen ERP specialisten op deze vragen. Meer antwoorden, informatie, visies, tips en adviezen leest u in de boeken en publicaties van het ICT informatiecentrum over ERP software.

Check referenties van implementatiepartners
Kies voor de implementatiepartner die bewezen heeft of kan bewijzen voldoende kennis en ervaring te hebben binnen uw branche. Let hierbij op dat de consultants die ingezet worden ook daadwerkelijk over de benodigde kennis en ervaring beschikken. Een regelmatig terugkerende valkuil is het feit dat een implementatiepartner vaak zegt branchekennis te bezitten. Vaak blijken deze uitspraken echter gebaseerd te zijn op het verleden en niet op de actuele situatie. Bij veel partners is het namelijk het aantal personeelswisselingen erg hoog. (1)

Stel geen tropische eilanden op
Ga in een eerste fase geen ‘tropische eilanden’ aan maatwerk opstellen. ERP pakketten bieden tegenwoordig uitvoerige functionaliteiten. Maak eerst de software helemaal eigen en zie dat ook de organisatie flexibel is en kan buigen richting de software. Dit werkt zeer kostenbesparend. (2)

Kijk verder dan de grote namen
Kies niet automatisch voor grote namen als Microsoft en SAP. Oriëntatie op gerichte pakketten bij een gedreven dienstverlener is zeker de moeite waard! (3)

Zorg voor referenties en een proeftuin
Een gouden tip zou wat ons betreft zijn: zorg ervoor dat onvoorwaardelijk vaststaat dat uw proces ondersteund wordt door de beoogde software. Dit kan door het laten uitvoeren van een toepasbaarheidsonderzoek, een workshop of eventueel een proeftuin. Echter, dan is het nog steeds moeilijk om te weten of het in de praktijk ook prettig en makkelijk werkt. Vraag de leverancier daarom om referenties van bedrijven die hetzelfde doen wat u doet. Als die succesvol zijn, heeft u de juiste software én de juiste leverancier gevonden! (4)

Onderschat branchekennis van een implementatiepartner niet
Onderschat de benodigde branchekennis niet bij een implementatie-partner. Implementatieconsultants die jarenlange ervaring hebben vanuit de business kant in de sector waar geïmplementeerd wordt, is een heel belangrijke en zeldzame succesfactor. (5)

ERP software tips, korte implementatie is optimalisatie

De gouden tip: korte implementatie = optimalisatie. Een snelle implementatie op basis van hoogwaardige (branche)standaarden en een methodische aanpak heeft veel momentum, brengt innovatie en acceptatie. Het maakt toekomstige optimalisatie mogelijk, doordat budget, tijd en energie overblijft. Veel ERP implementaties blijven hangen op de implementatiefase en krijgen geen vervolg. Pas bij optimalisatie gaat echte ERP meerwaarde ontstaan. (6)

Start op tijd met de selectie
Resumé, start op tijd met de selectie en implementatie van een ERP pakket. Bijna alle ondernemingen zijn in zeer grote mate afhankelijk van het ICT-systeem. Start niet eerder met de implementatie voor dat u zeker weet wat u wilt en hoe de verandering is te realiseren. Natuurlijk behoort het inkopen van capaciteit tot de mogelijkheden, maar het beste initiatief komt vanuit uw eigen mensen, dat is belangrijk tijdens de verandering. (7)

Common sense
Helaas geen gouden tip, meer common sense. Houd goed in de gaten dat het mensenwerk blijft en voorkom onderschatting van de impact. (8)

Kijk naar de lange termijn
Kijk bij de aanschaf niet alleen naar de investering die u wilt doen en de toegevoegde waarde die u wilt realiseren in het eerste jaar, maar ook naar de tijd en het geld die de nieuwe toepassing de jaren daarna zal vergen. Bij teveel organisaties stagneren de ontwikkelingen na het eerste jaar, omdat onvoldoende vooruitgedacht is over de haalbaarheid. (9)

Vaar niet blind op referenties
Vaar niet blind op het succes van de ERP implementatie bij een referentie van de leverancier. Dit is geen garantie voor een succesvolle implementatie bij uw bedrijf. U bent immers niet hetzelfde! Gebruik de kennis van de leverancier! (10)

ERP software tips, beperk het maatwerk

Beperk het maatwerk in de eerste fase van een ERP implementatie altijd tot het minimum. Zoek daarom altijd een partner met branche-ervaring die aangesloten is op het netwerk van een ERP platform. Dit zorgt er niet alleen voor dat de partner de noodzakelijke basismodules voor uw bedrijf al heeft, maar eventueel aanvullende modules ook aan kan schaffen. Het eerste deel van de implementatie moet dus heel weinig maatwerk bevatten. (11)

Zorg voor voldoene tijd, aandacht en budget
ERP selecties en implementaties bestaan uit meerdere fases. Zorg voordat u overgaat tot de aanschaf van nieuwe software dat er voldoende tijd, aandacht en budget is om alle fases naar behoren uit te voeren. Bestudeer de bedrijfsprocessen van uw organisatie nauwkeurig, selecteer een ERP partner met kennis en ervaring in uw branche, eis een duidelijke projectplanning en taakverdeling en betrek uw medewerkers in het proces. (12)

Daag uw leverancier eens uit
Een goede demo gehad, prachtige referenties en een oplossing die past … Wat kan er nog fout gaan? Daag uw leverancier eens uit, vraag naar de visie op de toekomst en de zekerheid van uw investering. Kan u over vijf jaar nog met deze oplossing werken? Welke investeringen worden de komende jaren gedaan in de software? Uw oplossing is niet alleen voor vandaag of morgen. Ook over vijf jaar wilt u er nog zorgeloos mee kunnen werken! (13)

Ga uit van de functionaliteit van de software
Pak het planmatig aan. Ga uit van de functionaliteit van de software en de kwaliteit van de partij die het implementeert; vraag naar referenties. Zoek bedrijven die globaal dezelfde processen volgen en die ook met dezelfde software werken en vraag naar referenties van de leverancier. (14)

Volg masterclasses die u verder helpen
Het kopen en implementeren van ERP software is een kritiek proces, waarbij u zich geen missers kunt permitteren! Volg daarom één van de zogenaamde masterclass sessies die regelmatig georganiseerd worden voor bedrijven die zich op een keuze voorbereiden.

Bronnen: (1) SBA Business Solutions (02) ABC E Business, (03) Pantheon Automatisering, (04) QExpertise, (05) Pylades, (06) AFAS, (07) Knots Solutions, (08) Maconomy Benelux, (09) Accountview, (10) Matadex, (11) Bliss Software, (12) AGP Business Software, (13) Qurius, (14) Asecom Financiële systemen, (15) Microsoft