Home » Valkuilen bij ERP systeem implementatie

Valkuilen bij ERP systeem imeplementatie

Wat kan er misgaan bij de implementatie van een ERP systeem? Wat zijn de valkuilen? Wanneer mislukt een implementatietraject van een ERP systeem? Lees via deze pagina de antwoorden van tientallen ERP specialisten op deze vragen. Meer antwoorden, informatie, visies, tips en adviezen leest u in de boeken en publicaties van het ICT informatiecentrum over ERP software.

Gebruikers worden niet betrokken in het voortraject
Een ERP systeem implementatie mislukt wanneer de beoogde oplossing niet werkbaar wordt bevonden door de gebruikers. Dit ontstaat wanneer gebruikers niet bij het voortaject betrokken worden. Er is dan een mismatch tussen toepasbaar en werkbaar. Een workshop met alle gebruikers kan dit voorkomen. Ze krijgen dan een “speak now or be silent forever” moment. Het lastige van het definiëren van ‘werkbaar’ is dat het een subjectief begrip is. Dit leidt dan tot eindeloze discussies met de leverancier. Vergeet niet dat gebruikers bereid moeten zijn uit hun comfortzone te komen, hetgeen door niet alle managers begeleid wordt. (1)

Te vaak wordt er traditioneel geselecteerd
Vaak wordt er erg traditioneel geselecteerd, gebruikers mogen ongeremd hun eisen en wensen indienen. Een enorme lijst is het gevolg, er wordt niet meer getest op relevantie. Op deze manier herautomatiseren bedrijven vaak vooral hun huidige manier van werken in een nieuw modern systeem. Terwijl de winst is te behalen in het ondersteunen van de nieuwe gewenste manier van werken. Door de oude situatie te kopiëren worden vaak nieuwe innovatieve ideeën van leveranciers niet in het ERP systeem geïmplementeerd. (2)

Het aantrekken van externen is niet goed
Zijn externen voor de ERP systeem implementatie noodzakelijk? Laat ze de bestaande werkzaamheden overnemen. Eigen medewerkers dienen met de verandering bezig te zijn. Een veel gemaakte fout is om een lading externen aan te trekken en deze de implementatie te laten verzorgen. Selecteer een betrouwbare leverancier die opleiding, implementatie en ondersteuning zelf verzorgt. Het is goed mogelijk dat u tijdens het implementatieproces tegen onvoorziene zaken aanloopt. Denk hierbij aan de hele implementatieketen. Het proces van verkoop, implementatie, opleiding en support dient een soepele machine te zijn. (3)

Eerst organiseren, dan automatiseren
Succes zie je terugkomen bij bedrijven die een beeld hebben van de toekomst en in staat zijn om de organisatorische veranderingen te benoemen. Het aloude gezegde “eerst organiseren, dan automatiseren” heeft in zijn essentie nog steeds niet afgedaan. Het bedrijf zal niet alleen een oplossing moeten zoeken voor de huidige problemen, maar eveneens participeren op gewijzigde omstandigheden in de toekomst. Er komt een afdeling bij, bedrijven worden samengevoegd of gesplitst. Zoek een op het web gebaseerde oplossing die gemakkelijk aanpasbaar is. (4)

Onvoldoende focus en aansturing
Vaak mislukken ERP systeem implementaties door onvoldoende focus en aansturing. Het implementeren van een ERP oplossing is een enorme verandering voor de organisatie en vereist vaak een andere manier van werken. Gebrek aan change management en communicatie tijdens dit traject zijn serieuze valkuilen. Het is daarom ook belangrijk dat het senior management duidelijke doelen voor ogen heeft met het overstappen op nieuwe ERP software. Het is belangrijk voor de medewerkers om te weten waarom het bedrijf overstapt op een nieuwe ERP software oplossing en wat voor hen de voordelen zijn. (5)

Blijf managen ook na ERP systeem implementatiet

Durf problemen te adresseren. Blijf managen ook als de ERP systeem implementatie is afgerond. De hang naar ‘het oude vertrouwde’ zit in medewerkers en dit werkt zeker niet ten gunste van uw ERP project. (6)

Het fenomeen van voortschrijdend inzicht
Een valkuil is het fenomeen van het voortschrijdend inzicht. Tijdens de ERP systeem implementatie neemt het kennisniveau bij de klant over het ERP systeem toe en dit kan leiden tot het stellen van nieuwe eisen en het creëren van andere verwachtingen als bij de start van het project. Dit pleit dus voor een gefaseerde aanpak en een heel duidelijke afspraak over de te behalen doelstellingen van die fase. (7)

Besteed genoeg tijd aan het voortraject
Als niet voldoende tijd wordt besteed aan het voortraject. Dat wil zeggen dat het traject niet in kleine stappen met hoogste prioriteit ingedeeld wordt. Verplaats u in de schoenen van de ander: de verkoper van het ERP systeem denkt opportuun en belooft van alles om het contract ondertekend te hebben, zodat hij verder kan met het volgende traject. Dit kan leiden tot veel maatwerkbeloftes, met alle problemen van dien. De inkoper van de klant aan de andere kant heeft er baat bij om voor een zo gunstig mogelijke prijs het traject in te kopen en zo snel mogelijk intern vorderingen te kunnen laten zien. De inkoper wil aan het voortraject en de ERP systeem implementatie dus zo min mogelijk geld spenderen. Dit kan ertoe leiden dat beiden gebaat kunnen zijn bij het te snel implementeren van een schaap met vijf poten. Tevens is een grote valkuil dat de verkoper en inkoper van ERP software gezamenlijk bepalen wat er nodig is, terwijl beiden vaak niet betrokken zijn bij de uiteindelijke implementatie. (8)

Geen oog meer hebben voor de hoofdlijnen
De valkuilen zijn in het algemeen: het verzanden in details en geen oog meer hebben voor hoofdlijnen, het achterwege blijven van een culturele klik tussen de twee bedrijven, waardoor de samenwerking uitmondt in tegenwerking, de scope uitbreiden, waardoor een project te omvangrijk wordt en te weinig tijd uittrekken voor de voorbereiding. (9)

Beschouw ERP systeem implementatie niet als IT traject

Uitgaande van een juiste keuze voor software en leverancier ligt het grootste afbreukrisico, zo blijkt uit onderzoek, in het niet goed vastliggen van (en vasthouden aan) de scope. Onvoldoende capaciteit kunnen vrijmaken door gebrek aan ondersteuning van de leiding is ook een beruchte. Beschouw de ERP systeem implementatie nadrukkelijk niet als IT traject. Vertegenwoordigers uit alle disciplines binnen de organisatie dienen betrokken te zijn bij de implementatie. Is dit niet het geval, dan ontbreekt het draagvlak m.b.t. de keuze en of de inrichting en is de kans zeer groot dat de organisatie niet of niet optimaal met het systeem gaat werken. (10)

Bezuinigen op prijs is een valkuil
Geavanceerde ERP systemen met uitgebreide functionaliteiten hebben vaak een prijskaartje en verlangen een goede implementatieperiode alvorens de software operationeel is. Nog te vaak wordt er bezuinigd op prijs of implementatie-uren. Misverstanden over de ERP systeem implementatie zijn vaak te wijten aan onduidelijkheid over de taakverdeling. Het is belangrijk om vooraf een duidelijk projectplan te schrijven met hierin een taakverdeling: wie doet wat? Een implementatietraject vergt een goede samenwerking tussen u als organisatie en uw ERP leverancier. Een andere valkuil is dat de ERP oplossing niet gedragen wordt door de gehele organisatie. De toekomstige gebruikers zijn niet geraadpleegd bij de keuze of invoering van het ERP pakket, hierdoor kan er veel weerstand ontstaan bij het nieuwe systeem. (11)

Het ontbreekt vaak aan een lange termijnvisie
Aan het begin van een ERP systeem implementatie zijn alle afspraken helder en zijn er nog geen teleurstellingen geweest. Maar hoe goed voorbereid ook, elke implementatie kent goede en minder goede momenten. Naarmate de implementatie vordert verminderd het elan en worden afspraken herzien, ten gunste van de korte termijn. Een voorbeeld kan zijn om toch maatwerk te ontwikkelen om een bepaalde gebruiker(sgroep) tevreden te stellen en verder te kunnen met het project. Maar dit komt de lange termijn van de implementatie niet ten goede en zal het eindresultaat schaden. (12)

Gestelde eisen zijn te hoog
Over het algemeen zal een ERP systeem implementatie mislukken wanneer de gestelde eisen te hoog zijn t.o.v. het gemiddelde niveau van de gebruikers. Je kunt een pakket willen gebruiken dat nagenoeg alles kan, in de praktijk worden die mogelijkheden vaak niet uit een product gehaald. Een gebruikersvriendelijk opgezet ERP systeem met minder mogelijkheden kan soms een hoger rendement behalen. In onze markt zien we nog wel eens dat er gekozen wordt voor niet branchegerelateerde pakketten, maar voor de zogenaamde ‘algemene horizontale’. In de praktijk betekent dit dat tijdens de implementatie al gemerkt wordt dat allerlei finesses die met de branche te maken hebben ontbreken. Deze finesses worden in het selectietraject vaak niet benoemd. Een project kan ook makkelijk mislukken wanneer er na de aankoop te weinig tijd wordt ingeruimd voor de implementatie. Ook wordt er uit kostenoogpunt wel eens bezuinigd op begeleiding. (13)

Bronnen: (1) QExpertise, (02) Pylades, (03) AFAS, (04) 9 Knots Solutions, (05) Maconomy Benelux, (06) Kraan bouwcomputing, (07) Matadex, (08) Bliss Software, (09) Centric, (10) Quartess SCS, (11) AGP Business Software, (12) Qurius, (13) Syntess Software