Home » Succesfactoren bij ERP pakket selectie

Succesfactoren bij ERP pakket selectie

Wat maakt een project voor ERP pakket selectie succesvol? Wat zijn de succesfactoren? Hoe voorkomt u een verkeerd ERP pakket te kiezen? Lees via deze pagina de antwoorden van tientallen ERP specialisten op deze vragen. Meer antwoorden, informatie, visies, tips en adviezen leest u in de boeken en publicaties van het ICT informatiecentrum over ERP software.

8 succesfactoren
· Duidelijke contractuele afspraken, wat valt er binnen, maar zeker ook, wat valt er buiten de scope.
· Duidelijke prijsafspraken aangaande het project.
· Nooit afwijken van de vooraf bepaalde scope.
· Inzet van een bewezen projectmethode.
· Inzet van bekwame eigen medewerkers.
· Inzet van consultants met branchekennis en ervaring met het ERP pakket.
· Projectmanagement van het juiste niveau.
· Onvoorwaardelijk commitment van de directie. (1)

Samenwerking is onmisbaar
Samenwerking, samenwerking en samenwerking. Het klinkt vrij cliché, maar het is absoluut de belangrijkste factor bij de selectie van een ERP pakket. Het is en blijft onmogelijk om als softwareleverancier een organisatie eigenhandig te automatiseren, net zoals dat andersom onmogelijk is. Door samenwerking en het correct nakomen van gemaakte afspraken zijn wel die utopie-achtige trajecten mogelijk die binnen tijd, scope en budget blijven. (2)

Bij een selectie is verwachtingsmanagement doorslaggevend
Een selectietraject van een ERP pakket is succesvol als de gebruikers (klanten) tevreden zijn. Tevredenheid is het resultaat minus de verwachting. Belangrijk in het traject is dan ook het ‘verwachtingsmanagement’. Eerlijk zijn duurt nog altijd het langst! (3)

Proeftuin is een perfecte basis
Een ERP pakket selectieis succesvol wanneer de beoogde doelen worden bereikt, het systeem de beoogde processen goed ondersteunt en de gebruikers van het systeem er zowel qua invoer als rapportage goed mee uit de voeten kunnen. Succesfactoren hier bij zijn: Betrokkenheid bij de implementatie en een goede voorbereiding. Een toepasbaarheidsonderzoek met workshop of een zogenaamde proeftuin zijn daar een perfecte basis voor. (4)

Een implementatie moet SIMPEL zijn
Zet actief in op betrokken medewerkers. Een kleine groep hoofdgebruikers is een groot gedeelte van hun tijd bezig met de verandering, niet andersom. Geef ze verantwoordelijkheid en zorg voor snelheid in de implementatie. Langlopende trajecten zonder resultaat zijn verwoestend, hierdoor verliest een implementatie aan momentum en draagkracht. Een ERP pakket implementatie moet SIMPEL zijn. S = Snelheid. Zonder snelheid wordt een traject stroperig en ziet de klant de meerwaarde niet meer. Snelheid geeft de betrokken medewerkers het gevoel dat er ‘iets’ gebeurt. I = Integratie. De sleutel voor minder fouten en minder onnodig werk. Als je niet integreert blijf je vastzitten in eilandautomatisering. Een volledig geïntegreerd pakket levert meer werkplezier op, omdat alles maar één keer geleerd hoeft te worden. M = Meerwaarde. Dat is wat winst oplevert. Meerwaarde in euro’s moet te berekenen zijn. P = Passie. Is nodig om klanten te enthousiasmeren, enthousiasme werkt aanstekelijk en geeft power om door te pakken. E = Eenvoud. Maakt een implementatie overzichtelijk zodat iedereen mee kan in het traject. Implementatie-methodieken moeten geen doel op zich zijn, maar een eenvoudig middel om het ERP project LIVE te krijgen. L = Lef . Niet altijd is de gebaande weg de oplossing, processen moet je durven te veranderen. (5)

Succesvol ERP pakket is afhankelijk van draagvlak

Creëer draagvlak. Pas als iedereen in de organisatie het ERP pakket op de juiste manier gebruikt, levert het efficiency op en biedt het u meer inzicht en informatie. Veranderingen zijn voor iedereen moeilijk. In aanvang kost een nieuw systeem medewerkers wellicht meer tijd. Laat iedereen vanuit zijn rol inzien wat de voordelen van het nieuwe systeem zijn. Maak vooraf duidelijk wat u van het project verwacht. Hierdoor kunt u op ieder moment bepalen of het opgeleverde gedeelte voldoet aan de verwachtingen en sneller bijsturen. Reserveer voldoende tijd bij uw medewerkers. De werkzaamheden van de implementatie komen bovenop hun reguliere werkzaamheden. Laat ze daarom of taken overdragen of kies voor een langere implementatietijd. De kwaliteit van het opgeleverde systeem is cruciaal, u gaat hierop immers uw bedrijfsvoering voor een groot gedeelte baseren. Maak de fasering van het project vooraf helder. Door een groot project in stapjes op te delen wordt de druk op de organisatie kleiner en de betrokkenheid groter. (6)

Pak het selectietraject gefaseerd aan
Gefaseerde aanpak! Neem de tijd en vermijd hoge druk. Investeer in opleiding van de organisatie. Met opleiding vergroot en intensiveert u het gebruik, daarmee vergroot u het draagvlak en daarmee uw rendement. Houd het simpel, eis niet teveel van het ERP pakket en gebruikers. (7)

Omarm het ERP pakket en de visie hiervan
Het allerbelangrijkste is dat de organisatie het ERP pakket en de visie van de ERP software omarmt. Nodig de leverancier uit om zijn visie op ERP en zijn dienstverlening uit te leggen en besluit of je je daar ‘senang’ bij voelt. De belangrijkste stakeholders moeten betrokken raken en zich verantwoordelijk voelen voor succes. Ook zijn succesfactoren een goede voorbereiding, aandacht voor het veranderingsproces, een PvE gebaseerd op de doelstellingen en de toekomst van de organisatie en – niet op de laatste plaats – een realistisch invoeringsscenario en planning. Om het projectrisico te verkleinen verdient een stapsgewijze implementatie vaak de voorkeur. Klant en leverancier moeten aan elkaar wennen. (8)

Selecteer een leverancier met ervaring in uw branche
Selecteer een partner met ervaring in de branche, zodat weinig tijd verloren gaat bij het begrijpen van elkaars business. Ook hoeft daardoor niet alles vanaf de basis opgezet te worden, maar kan geprofiteerd worden van ontwikkelde modules bij andere bedrijven uit uw branche. (9)

Slagingskans wordt verhooogt door steun van de directie
Het wordt eentonig, maar ook bij de keuze van ERP pakketten geldt dat een goede voorbereiding het halve werk is. Daarnaast speelt het opdelen in fasen van een project een belangrijke rol. Echter, vanwege druk vanuit de business (klanten die moeten worden bediend) en operationele problemen kan het zijn dat er wordt gekozen voor een kortetermijnoplossing. Op zich is dit niet fout, maar het biedt vaak een minder goede basis voor de toekomst. Om een ERP project te doen slagen dien je tijdig je doelstellingen te kwalificeren: wat wil je bereiken, wat is het probleem, hoe denk je dat op te gaan lossen en welke middelen heb je hiervoor nodig? Het vergroten van het draagvlak bij de gebruikers is een andere belangrijke succesfactor. Het is verstandig de gebruikers van het begin af aan bij het project te betrekken. Ook het support van de directie of het management verhoogt de slagingskans van een ERP pakket selectie aanzienlijk. Dat klinkt voor de hand liggend, maar het komt voor dat de directie of het management niet hetzelfde commitment toont als de medewerkers die de implementatie moeten uitvoeren. Als laatste noem ik de samenwerking tussen de gebruiker en de IT leverancier. Die moet stabiel zijn. Beide partijen moeten een positieve grondhouding hebben en elkaar als gelijke behandelen. (10)

Projectmanagement is van groot belang bij uiteindelijke keuze
Een goede voorbereiding, een professioneel ERP selectietraject. De uitvoering van het project bepaalt vervolgens of het ook een succes wordt. Hierbij geldt dat zowel de opdrachtgever als de leverancier een grote en gedeelde verantwoordelijkheid hebben. Stel een duidelijk doel zodat de betrokkenen zich altijd verzekerd weten van het waarom en de voordelen voor de organisatie. De scope van de implementatie dient te worden gehandhaafd tijdens de uitvoering en dient ‘beperkt’ te zijn. Alhoewel een logische voorwaarde, zijn de verleidingen ‘onderweg’ soms groot. Projectmanagement is van groot belang. De mensen in de organisatie dienen werkelijk tijd beschikbaar te hebben of te krijgen om mee te werken aan de implementatie. Support vanuit het management dus. Afzien van maatwerk. Een goede keuze voorkomt de noodzaak en zorgt voor een geringer afbreukrisico. Documenteren van de implementatie op basis van door de leverancier aangeleverde templates. (11)

Succesfactor ERP pakket selectie is een projectleider

De allerbelangrijkste succesfactor voor het slagen van ERP pakket selectie is het aanstellen van een interne projectleider of projectteam. De interne projectleider en de projectleider van de ERP leverancier zijn verantwoordelijk voor het opstellen en hanteren van een duidelijk projectplan. Zo ontstaat duidelijkheid en een communicatiestructuur. Verder is het betrekken van de organisatie, de verschillende afdelingen en gebruikers bij het maken van de keuze van wezenlijk belang om draagvlak te creëren in de organisatie. Zij hebben vaak praktische eisen, wensen en tips om processen te optimaliseren. (12)


Aan het begin van een implementatie van een ERP pakket is er vaak veel enthousiasme. Men gaat voortvarend aan de slag met de implementatie. Maar naarmate de tijd vordert wordt het enthousiasme minder en worden de medewerkers weer meer en meer naar hun eigen werkzaamheden ‘gezogen’. De betrokkenheid van uw medewerkers is echter van essentieel belang voor de draagkracht van de oplossing. Zorg voor succesmomenten tijdens de ERP pakket implementatie en vier deze met uw medewerkers. Een mogelijkheid hiervoor is het stukje bij beetje in gebruik nemen van de software, in plaats van in één keer. Na elke implementatie van een deelsysteem moet het de gebruiker weer duidelijk worden wat de toegevoegde waarde van de nieuwe software is, zowel voor de organisatie als voor hemzelf. (13)

Aandacht voor strategie, structuur, cultuur en middelen
Het succes wordt bepaald door de juiste, integrale aanpak. Een goed uitgebalanceerde aanpak waarbij aandacht is voor strategie, structuur, cultuur en middelen is noodzaak voor succes. Beginnend bij zingeving vanuit het bedrijfsmanagement via betrokkenheid van de medewerkers komen tot de afgesproken doelen. Zonder duidelijkheid over wat succes is (meetbaar), zonder openheid over aanleiding (zingeving) en vertrouwen in de richting (betrokkenheid) zal de motivatie voor deelname snel omslaan in verlies van aandacht (management) en toename van weerstand (medewerkers). (14)

Betrek personeel bij de selectie van een ERP pakket
Een ERP pakket kiezen is één, het op de rit krijgen is een andere zaak. Er dient een sterk management aanwezig te zijn dat zich direct bezighoudt met de gang van zaken. Daarnaast dienen medewerkers gemotiveerd extra tijd te investeren om dit gekozen pakket ook daadwerkelijk op de rails te krijgen. Betrek daarom bij de selectie van een ERP pakket altijd het personeel. Zij moeten er straks mee werken. Kies herkenbare software.. (15)

Bronnen: (01) SBA Business Solutions (02) ABC E Business, (03) Pantheon Automatisering, (04) QExpertise, (05) AFAS, (06) AccountView, (07) Kraan bouwcomputing, (08) Matadex, (09) Bliss Software, (10) Centric, (11) Quartess SCS, (12) AGP Business Software, (13) Qurius,, (14) IBIS-QC, (14) Syntess Software