Home » Wat is ERP software

Wat is ERP software, ERP definitie

Wat is ERP software? Hoe luidt de ERP definitie en wat beschouwen ERP leveranciers als Enterprise Resource planning software? Lees via deze pagina de antwoorden van tientallen ERP specialisten op deze vragen. Meer antwoorden, informatie, visies, tips en adviezen leest u in de boeken en publicaties van het ICT informatiecentrum over ERP software.

Een totaaloplossing
De definitie van ERP software is, één totaaloplossing die alle administratieve bedrijfsprocessen binnen een organisatie ondersteunt, is het belangrijk dat ERP software alle functionaliteiten aan kan die verschillende afdelingen binnen een organisatie noodzakelijk achten voor het zo optimaal mogelijk uitvoeren van haar werkzaamheden. Dat betekent dat branchespecifieke functionaliteiten standaard in een pakket moeten zitten waardoor medewerkers zich direct ‘thuis voelen’ bij een nieuw pakket. (01)

Details, gebruiksererbaing en eenvoud
ERP software dient op de eerste plaats de primaire bedrijfsprocessen (inkoop, voorraad, verkoop, service, productie, financieel) te ondersteunen. Dat is altijd zo geweest. In feite moet er blind vanuit gegaan kunnen worden dat een ERP pakket die functionaliteit biedt. De meerwaarde van ERP software ligt echter in hoe die functionaliteiten worden ingevuld. De details, gebruikerservaring en eenvoud, daar ligt de echte winst van goede ERP software. (02)

Software voor primaire bedrijfsprocessen
ERP software staat voor Enterprise Resource Planning. De software is voor de primaire bedrijfsprocessen. Het integreren van deze processen is de kracht van de ERP software. Hierdoor worden de commerciële, logistieke en financiële activiteiten efficiënt ondersteund. ERP software heeft daarvoor de volgende functies: financieel, inkoop, verkoop, projecten, productie en service. ERP software wordt vaak gecombineerd met CRM software, WMS software, DMS software, business intelligence en e-commerce. (03)

Informatievoorziening rondom geld, urenverantwoording en goederen
ERP software staat voor enterprise resource planning en is een softwarematig hulpmiddel om processen rondom geld, (mens- en machine-)uren en goederen optimaal te organiseren. Daarnaast zorgt ERP software voor de informatievoorziening omtrent deze processen. Traditioneel is de term planning voor veel systemen dubieus, want in de praktijk ligt de focus op vastleggen van hetgeen er gebeurt en niet op het optimaliseren van hetgeen er gaat gebeuren. Inmiddels kun je met de modernere ERP systemen ook plannen en voorspellen. (04)

ERP software ondersteund alle bedrijfsprocessn

ERP software is een totaalpakket van software en moet (geïntegreerd) alle bedrijfsprocessen kunnen ondersteunen. In de meeste gevallen wordt niet alles gebruikt. ERP software is niet meer dan een stuk gereedschap dat processen ondersteunt en optimaliseert. (05)

Een middel, geen software
De visie van AFAS op ERP software is dat alle medewerkers van een organisatie samenwerken in één softwarepakket. ERP software is een middel om meer tijd, meer omzet en minder kosten te realiseren. Van belang is dat de software voldoende functionaliteit en flexibiliteit heeft om die processen te automatiseren tegen een acceptabele prijs, zonder hoge investeringen. Alleen dan is software succesvol. (06)

Gerelateerde zaken worden overzichtelijk
Ons web based ERP software bevat functionaliteit voor onder andere inkoop, voorraadbeheer, planning, orders, productie en financiën. Binnen elk bedrijf of onderneming worden allerlei acties uitgevoerd. Zaken die aan elkaar gerelateerd zijn worden overzichtelijk in kaart gebracht d.m.v. ERP software. De inkoop leidt tot een voorraadmutatie, aanname van personeel leidt zowel tot acties in de personeelsadministratie als een toename in de kosten, met als resultaat meer omzet of het tijdig uitvoeren van de opdracht. (07)

De functionaliteit is afhankelijk van de branche
ERP software moet de processen in uw organisatie ondersteunen maar ook de juiste kennis hebben van deze processen. Het is belangrijk dat de ERP oplossing uw taal spreekt. Daarnaast zou een ERP software pakket branchespecifiek moeten zijn, omdat de aanschaf van het pakket zelf zich dan veel sneller terug verdient. Het is dan namelijk beter op de organisatie afgestemd. De functionaliteit van de ERP software is afhankelijk van de branche waarin het bedrijf werkzaam is. Iedere branche heeft zijn eigen wensen en eisen en daarbij behorende functionaliteiten. Voor dienstverleners die projectmatig werken is het bijvoorbeeld belangrijk om grip te hebben op projecten met behulp van capaciteit management, project management en het registreren van tijd en onkosten. Een productiebedrijf heeft andere behoeftes aan functionaliteit. (08)

Een geïntegreerd bedrijfsinformatiesysteem
ERP of enterprise resource planning is een geïntegreerd bedrijfsinformatiesysteem dat zicht richt op alle basisprocessen in een onderneming. Een ERP oplossing beoogt de productiviteit van het bedrijf te verbeteren en de kosten te beheersen en dit door de geïntegreerde afhandeling van alle administratieve, logistieke en financiële activiteiten. (09)

ERP software helpt efficiënter stroomlijnen van processen

ERP software helpt bedrijven hun bedrijfsvoering op een efficiëntere manier te stroomlijnen. Het voorziet bedrijven van de benodigde informatie om hun beleid en strategie te kunnen voeren en verbeteren. Voor groothandels biedt ERP software functionaliteit om de voorraad te beheren, het in- en verkoopproces te ondersteunen en het is uiteraard volledig geïntegreerd met de financiële administratie. (10)

Een gereedschap voor de organisatie
ERP software is als gereedschap voor de organisatie, waarmee de primaire processen worden ondersteund en waarmee informatie voor bedrijfsbesturing wordt gegenereerd. Het primaire proces bestaat uit alle stappen van het uitbrengen van offertes via orderafhandeling, inkoop, productie etc. tot en met de geïntegreerde financiële administratie. De benodigde functionaliteit is sterk afhankelijk van het type organisatie. Handels- of productiebedrijf of de combinatie? Indien (ook) productie, betreft het dan discrete productie of (semi)procesindustrie en wat voor logistieke typologie(en) dienen er te worden ondersteund. Is er ook een service activiteit? Allemaal zaken die de benodigde functionaliteit beïnvloeden en de eerste schifting van de lijst met potentiële aanbieders mogelijk maakt. (11)

Beheersen en monitoren van de bedrijfsvoering
ERP software is een concept om de totale bedrijfsvoering te beheersen en te monitoren. Uiteindelijk gaat het om de driehoek klant, kwaliteit van dienst en/of product en winst. Hiervoor moet dus de functionaliteit in de ERP software aanwezig zijn. Goede ERP software is meer dan een optelsom van de bekende afzonderlijke systemen (CRM, HRM, finance, resource planning). Ook DMS, e-mail, workflow e.d. moeten een integraal onderdeel vormen, zodat een one-truth concept bereikt kan worden. De kernfunctionaliteit van het ERP systeem kan per bedrijfstak verschillen. Zo is het voor projectgestuurde organisaties binnen de markt van de zakelijke dienstverlening, belangrijk om een sterke projectplanning functionaliteit te hebben. (12)

Ondersteuning van alle bedrijfsprocessen
ERP software ondersteunt alle bedrijfsprocessen op een geïntegreerde wijze. Zowel gegevens uit het primaire proces (inkoop, productie, verkoop en service) als gegevens uit het secundaire proces en bedrijfsfuncties (financiën, kwaliteitsmanagement, onderhoud en HRM) worden gekoppeld en op elkaar afgestemd. Een ERP oplossing moet compleet en geïntegreerd zijn, moet makkelijk aanpasbaar zijn aan veranderende (externe) omstandigheden, betrouwbare informatie genereren en gebruiksvriendelijk zijn. (13)

Een database met alle relevante informatie
ERP staat voor één database waarin alle relevante informatie van de organisatie geborgen is. Deze gecentraliseerde informatie stelt medewerkers en management in staat om snel en accuraat beslissingen te nemen. Welke functionaliteit ERP moet bezitten hangt af van de relevantie van deze informatie. De relevantie wordt bepaald door de samenhang tussen benodigde en beschikbare informatie en de kernactiviteiten van de organisatie. Idealiter breng je letterlijk alle informatie van je bedrijf in één database onder, de praktijk leert echter dat dit nu alleen rendabel is voor kernactiviteiten. Wat overigens niet wil zeggen dat dit in de toekomst zo blijft, software is steeds beter in staat alle informatie (van mail tot spreadsheets) op één plek samen te brengen. (14)

Commerciële, logistieke en financiële ondersteuning
ERP software bevat alle functionaliteit die nodig is voor de ondersteuning van de primaire bedrijfsprocessen. Dat betekent in ieder geval de commerciële en logistieke ondersteuning, de financiële ondersteuning en de ondersteuning van het proces met de relaties waaronder mail, opvolgacties en documentbeheer. Uiteraard moet een ERP systeem EDI functionaliteit integraal beschikbaar hebben. Daarnaast moet ERP in staat zijn de integratie met websites en andere specifieke systemen relatief eenvoudig te realiseren. (15)

Bronnen: (01) SBA Business Solutions (02) ABC E Business, (03) Pantheon Automatisering, (04) QExpertise, (05) Kraan bouwcomputing, (06) AFAS, (07) ( Knots Solutions, (08) Maconomy Benelux, (09) IBS, (10) AccountView, (11) Quartess, (12) Matadex, (13) SAP, (14) Bliss Software, (15) Prodin Business Solutions